中科院半导体研究所（简称：半导体所）作为我国半导体领域的重要研究基地，自 1960 年成立一直专注于半导体物理、材料、器件以及系统集成应用的研究。

其中，所内的集成中心不仅为全国的企业和团队提供半导体微纳加工平台，提供常规的器件加工。还可以满足一些前沿研究的需求，例如量子计算、低维材料等，是目前国内最顶尖的半导体研究和加工平台之一。

设备管理遇到的挑战

然而，集成中心在设备管理工作中面临着不小的困扰。

“我们实验室有 200 多台设备，40 多名管理员不仅要维护设备，还要管理上百家客户的预约和使用。过去，客户预约需微信联系管理员，使用后还要填写纸质单据。管理员每周要花很多时间整理数据给财务，财务至少需要 1-2 天才能用 40 张 Excel 核算清楚。这导致数据管理效率低下，管理员还出现过同一时间段安排两家客户使用同一设备的情况，客户体验不佳。”高级工程师颜伟无奈地说。

在记账收款环节，财务也遇到了困难。颜工表示：“有时客户完成实验后会忘记填写使用记录，导致财务没法及时销账收款，最后造成经济损失。其次，财务需要手动统计数据，这个过程非常耗时，无法实时掌握客户账户余额。这对于我们而言不仅影响内部管理效率，不能及时提醒客户充值。也影响了客户和我们的合作体验。所以我们希望改进管理方式，提供更顺畅专业的服务。”

流程管理线上化

面对这些问题，半导体所主动寻求改变。在多方比较后，他们选择了金数据「表单+应用连接器」的系统解决方案。颜工使用金数据的预约表单搭建了设备自助预约系统，客户可以通过表单自助完成设备的预约、改约、取消预约。系统自动按时段控制名额，可有效避免服务时间安排重合。同时客户提交预约后，系统会自动推送给设备管理员和第三方应用链接器，应用连接器也会实时摘取费用信息推送到「记账表」中做记录和核算客户储值余额。储值余额达到一定阈值时也会自动提醒给财务处理。

设备预约和财务记账系统实现从：客户自助预约设备—客户自助改约/取消预约—自动为客户记账—客户储值不足时自动提醒财务，形成了完美的业务闭环。

上线后也给半导体所带来了不少惊喜，首先是效率的提升。以前需要花费很多时间的数据整理工作，现在几乎不需要人工干预了。其次是服务质量的改善。客户可以随时查看设备可用情况，预约更加灵活。系统还能自动提醒客户账户余额，避免了因沟通不及时造成的尴尬。

最重要的是，这次变革释放了科研人员的时间和精力。“现在我们有更多时间专注于研究工作，这对提升科研质量很有帮助。”颜伟补充道。

中科院半导体所集成中心设备预约和财务记账系统的成功搭建，不仅提升了设备管理效率，也让科研人员从繁琐事务中解放出来，有了更多时间和精力投入到真正的研究工作中，科研资源得到了更优化的配置和利用。

同时这也展示了技术创新不仅体现在研究成果上，也反映在管理方式的与时俱进中。这个过程中金数据等企业服务提供商在这个过程中不仅仅是提供工具，更是用专业知识帮助各行业客户实现数字化转型。