星拓美育是一家专注于青少年艺术教育的文化公司，多年来，作为承办单位，成功协助举办了多场全国青少年艺术类赛事，如全国中小学生绘画书法作品比赛、“希望颂”全国青少年书画艺术大展、“致敬英雄”全国青少年文化艺术创作主题教育竞赛等，合计服务百万名学员。
万人级赛事，报名工作人均耗时 1 个月
学员的报名缴费及作品提交等一系列参赛流程均在官方网站进行，完成后，相关数据信息存储在默认的官网系统中，供后续评委审核评奖。
由于赛事由承办单位具体办理，为了更好地组织管理，部分还会设立组委会，来协助承办单位，同时，会合作多个机构，机构会安排专属的指导老师直接对接学员，并协助学员完成赛事报名前后的一系列工作。
然而，这些协助报名的老师普遍缺乏专业的技术背景，面对设计专业性不足的官网系统时，他们也常常手足无措，不知该如何操作。同时，官网系统经常出现卡顿、崩溃等问题，导致报名流程临时中断，已经填写的信息没能及时保存，所有的努力都付诸东流。这样的情况屡见不鲜，指导老师们备受折磨，怨声载道。因此，这部分工作只能暂时交由对接人邢老师独立负责。
邢老师表示：“不仅如此，每次赛事基本都有大几万的学员参与，报名数量还是比较庞大的。我们合作机构的指导老师各自负责自己的学员，然后我这边再统一做后续管理。现在一般都是赛事信息公开同步后，学员把自己的报名信息通过微信编辑好了发给老师，再把报名费用转过来，老师需要人工手动去整理记录这些报名信息和每个学员的缴费情况，最终汇总成 Excel 给到我。”
以一场 1 万人参赛的赛事为例，如果指导老师收集整理每位学员的信息平均需要 20 分钟，那么 1 万人合计就需要 3000 多个小时，相当于 416 个工作日。
“每个老师平均负责一千左右的学员，所以每个收回来的 Excel 里都大概有 1000 多条数据信息，大家都有自己的格式，还有可能因为手误导致数据出错，我得再核对处理一次，并且把这些最终处理好了的信息导入到官网系统里面，让评委审核看看是否符合要求，没问题后，我们再通知这些学员提交作品。提交作品是在报名完成并审核通过后进行的，两个流程要分开，所以这些指导老师，需要再次经历与之前相同的报名信息收集流程，我也一样。”
人均测算下来，即使指导老师每天连续工作 12 个小时，也需要 27 天才能完成全部学员的报名工作，邢老师则需要一个月甚至更长时间来应对和收尾。
因此，除了影响指导老师的工作体验和工作效率，这些问题也给邢老师的工作带来了巨大挑战。邢老师需要拨打或接听大量电话，也需要微信沟通确认学员信息，面对报名信息的错漏和重复时，还要逐一核实、修正。邢老师说：“每天至少要沟通处理几百上千个学员的信息，没办法，我们需要对学员负责，绝对不能影响到他们参赛。”
金数据优化报名及查询流程，效率提升 3 倍，信息 100% 留存
为了彻底革新，提高效率也提高质量，邢老师引入了金数据，作为赛事报名流程中的辅助工具，针对当前业务开展方式所遇到的障碍，提供了一系列解决方案。即使邢老师和其他指导老师一样，不具备专业的技术背景，也轻松独立地搭建出一个方便信息收集并且数据格式精准校验的系统。
金数据强大的表单设计功能，简单易操作的特性，让邢老师高效地搭建好了用于报名缴费及作品收集的表单系统。投放给相应机构后，指导老师可随时通过手机或电脑填报信息，对于关键信息如身份证号、手机号，系统自动校验是否准确，如果需要学员自己报名，也可直接把表单链接给到学员，简洁的操作页面无需过多引导，学员也能独立完成。
现在，人均报名用时不到 5 分钟，相较于之前，效率提升了 3 倍。而后，邢老师仅需花费 5 分钟一键导出全部数据，传回官网系统即可，也不耽误后续评委进行评审。并且金数据的附件自定义命名功能，让学员作品不需要人工编辑，就能自动默认按照参赛要求来完成命名了，缴费情况和学员信息也一一对应着，这两个部分的工作量，直接缩减为 0。
“再就是我们的官网系统不具备查询能力，学员想知道自己的作品有没有评奖都不行，我了解到金数据是支持信息导入和信息查询的，所以现在我会在官网系统里的评奖结果出来后，把这些信息导出，再导入到金数据，方便老师和学员自己去查看获奖情况。”
借助 Excel 导入和对外查询功能，邢老师顺利创建了一个便于大家自行查询参赛结果的入口，老师和学员都可以通过输入身份证信息、手机号校验等方式，精准获取到自己名下的获奖情况，其他人的信息也不会被公开，数据隐私安全有一定保障。学员满意度趋近 100 %，机构老师和邢老师的工作量也有效减少 90 %。邢老师很轻松地说：“不用天天守着微信和电话了，不需要担心学员时不时来询问情况，出结果没有、是什么结果，这些他们自己就可以查到，这个方式大家都满意。”
至今，金数据已协助星拓美育完成多场艺术类赛事，合计收集管理 120 万的学员参赛信息，信息 100% 留存，是星拓美育展示实力、积累经验、扩大影响力的坚实支撑。
期待艺术类赛事行业的高质量发展
借助金数据，星拓美育实现了赛事报名流程的标准化、自动化，极大地提升了管理效率和数据质量。
后续也计划将金数据应用到赛前的能力评估、赛后的学员跟踪等环节，通过数据分析，洞察学员的个人情况和个性化需求，为其提供更加精准、高质量的艺术培养方案。
